L’assemblée générale ordinaire s’intéresse à la gestion démocratique courante de l’A-SDGT-C. Toute personne physique cotisante (base de cotisation) à l’A-SDGT-C peut être convoqué par le(a) secrétaire général(e) à une assemblée générale ordinaire (AGO). Les motivations pour convoquer les personnes physiques cotisantes à l’A-SDGT-C sont les suivantes :

  • Rendre compte des activités réalisées au cours de l’année civile écoulée, échanger sur les projets de l’année suivante et valider la partie financière (courant décembre de chaque année civile) ;
    • Rapport moral (président(e)) ;
    • Rapport financier (trésorier(e)).
  • Valider les investissements économiques majeurs/importants pour l’A-SDGT-C ;
  • Nommer les gradés associatifs (5*, 4* et 3*) selon le livre blanc proposé ;
  • Valider les cotisations en fonction d’un budget prévisionnel présenté par le(a) trésorier(e) ;
  • Valider les grandes orientations de l’A-SDGT-C notamment par le biais des livres blancs proposés.
1.       Les modalités de convocation

Toute personne physique cotisante (base de cotisation) à l’A-SDGT-C peut être convoquée par courriel institutionnel (domaine asdgtc.org) provenant du secrétaire général dans un délai minimum de 8 à 15 jours précédant la date de la réunion. La convocation par courriel est accompagnée du lien vers les ressources numériques nécessaires pour assurer la réussite de la réunion et sa tenue dans les temps définis. De plus, toute assemblée générale ordinaire (AGO) fera l’objet d’une planification sur l’agenda administratif A-SDGT-C commun à toutes les personnes physiques cotisantes (base de cotisation) à l’A-SDGT-C.

La convocation devra contenir les éléments suivants :

  • Horodatage précis de la réunion à venir ;
  • Le lieu précis de la réunion à venir (même si en télé présentiel) ;
  • L’ordre du jour formel (liste des points à discuter et/ou à voter).

L’assemblée générale ordinaire (AGO) est convoqué uniquement sur demande du secrétaire général dans le cadre de la gestion interne de l’A-SDGT-C. Toutefois, il est possible qu’une demande d’assemblée générale ordinaire (AGO) soit de l’initiative de la majorité qualifiée des membres de l’assemblée générale. Dans le dernier cas, une demande administrative doit être rédigée et signée par l’ensemble des membres de l’assemblée générale afin de former une majorité absolue (50% + 1 personne). Cette demande doit par la suite, être communiqué au bureau de l’A-SDGT-C par voie numérique ou par voie papier.

2.        Le mode de scrutin

Pour faciliter le vote, il convient d’utiliser un système de vote en ligne sécurisé permettant de recenser les votes de manière nominative. Toutefois une exception existe, pour toute personne représentée, elle doit notifiée le vote de la personne représentée directement auprès du secrétaire général afin de faire comptabiliser correctement la voix dans le vote général.

3.        Le quorum

Le quorum correspond au nombre de personnes physiques cotisantes (base de cotisation) à réunir pour que l’assemblée générale ordinaire (AGO) puisse valablement délibérer. Attention, les personnes morales et les collaborateurs des personnes morales ne disposent pas du droit de vote à l’assemblée générale.

Le rapport minimal entre le nombre de personnes physiques cotisantes (base de cotisation) présentes à l’assemblée générale ordinaire (AGO) [présentiel, télé-présentiel, représentation, etc] et le nombre total de personnes physiques cotisantes doit être également au minimum à 33% (si 33% de l’effectif revient à avoir un chiffre avec une décimale alors il convient de prendre la valeur arrondie à la valeur inférieure). Le 33% sera respecté en comptabilisant les membres présents et représentés en rapport au nombre total de membres.

Le quorum est une exigence démocratique demandant l’application de toutes les personnes physiques cotisantes (base de cotisation) de l’A-SDGT-C à prendre part à la prise de décision commune. La Direction Générale Intérieure (DGI) doit pouvoir tenir une feuille de présence signée (numérique ou papier) par toutes les personnes physiques cotisantes (base de cotisation) de l’A-SDGT-C afin d’assurer une preuve du respect du quorum statuaire.

Si une personne physique cotisante (base de cotisation) à l’A-SDGT-C ne peut être présente le jour de la réunion de l’assemblée générale ordinaire (AGO) elle peut se faire représenter par une autre personne physique cotisante (base de cotisation) à l’A-SDGT-C en complétant un document administratif signé par le représenté, le représentant et l’accord par le(a) secrétaire général(e) de la représentation pour l’assemblée générale ordinaire.

4.        La majorité requise

Pour qu’une proposition soit adoptée par l’assemblée générale, elle doit détenir la majorité absolue (la proposition doit détenir 50% + 1 voix) pour qu’elle soit acceptée.

5.        Le procès-verbal

Le procès-verbal est une preuve administrative. Il est rédigé par le(a) secrétaire général(e) et contre signé par le(a) président(e). En cas d’absence du président, ce sera (1) le(a) vice-président(e) ou (2) le(a) trésorier(e).

Le procès-verbal doit pouvoir reprendre obligatoirement les éléments suivants :

  • Ordre de convocation (courriel horodaté envoyé en pièce jointe) ;
  • Le quorum (nombre de personnes physiques cotisantes présentes et représentées par rapport au nombre total de personnes physiques cotisantes de l’A-SDGT-C) ;
  • L’ordre du jour complet et précis ;
  • Les décisions votées pour chaque point.

Le procès-verbal est un document de classification C0 qui doit être mise à disposition sur le site internet de l’A-SDGT-C notamment sur la partie transparence administrative. De plus, il doit être conservé et classé dans les archives de l’A-SDGT-C par la direction générale intérieure (DGI).

6.        Fréquence des assemblées générales ordinaires

Il est important de pouvoir organiser une assemblée générale ordinaire tous les trimestres (Q1, Q2, Q3 et Q4). Concernant le Q4, l’assemblée générale ordinaire est nécessairement fixée en décembre pour valider le libre blanc de la nouvelle année civile et élire les nouveaux dirigeants.